Een inkoopfactuur komt binnen
In een mailbox, als PDF, als scan, soms zelfs als foto. Iemand zet hem door. Iemand typt gegevens over. Dan blijft hij liggen voor akkoord. En precies daar ontstaan de bekende risico’s: te late betaling, verkeerde boeking, gemiste btw, onduidelijkheid over welke kosten bij welk project horen.
Continia Document Capture pakt dit proces bij de kern aan: documenten importeren, met OCR uitlezen, registreren, laten goedkeuren en archiveren, rechtstreeks in Microsoft Business Central.
Dit artikel is geschreven voor twee situaties: je gebruikt Business Central nog niet en wil begrijpen hoe “professioneel” je crediteurenproces kan worden als het wel geïntegreerd is. Of je werkt al met Business Central, maar je verwerkt facturen nog grotendeels handmatig en wil weten wat Continia daar concreet in verandert.
Waarom factuurverwerking bij projectbedrijven structureel geld en tijd lekt
Projectmatig werkende MKB-bedrijven, van bouw en installatie tot IT en consultancy, hebben dezelfde realiteit:
- Veel leveranciers, onderaannemers, freelancers en abonnementen
- Kosten die onder druk snel “ergens” worden geboekt in plaats van op de juiste projectregel of kostendrager
- Goedkeuring die afhankelijk is van mensen, niet van een proces
- Finance dat pieken opvangt en brandjes blust richting maandafsluiting
Als facturen blijven hangen, raak je grip kwijt. Niet alleen op betalingstermijnen, maar ook op projectinzicht: wat is al gefactureerd door leveranciers, wat is nog onderweg, en waar lopen kosten op zonder dat iemand het ziet?
Wat is Continia Document Capture precies?
Continia Document Capture is een end-to-end oplossing voor Business Central waarmee je documenten importeert, OCR-verwerkt, registreert, laat goedkeuren en archiveert. Omdat het volledig in Business Central is geïntegreerd, voorkom je een landschap van losse portals en koppelingen die net niet lekker samenwerken.
De kern is simpel: je verwerkt inkomende documenten eerst in een document journal. Zodra je een document registreert, wordt de vastgelegde informatie omgezet naar een “echte” Business Central-entiteit, bijvoorbeeld een inkoopfactuur.
Hoe het werkt in de praktijk: minder typen, meer controleren
Document Capture verandert het crediteurenproces op vijf concrete punten.
Import en OCR: facturen komen gestructureerd binnen
Je haalt documenten binnen (bijvoorbeeld via scanning of import), waarna OCR de relevante tekstvelden herkent. Het doel is niet “automatisch alles boeken”, maar: finance hoeft niet meer te tikken, alleen nog te controleren.
Templates: het systeem leert leveranciers herkennen
Document Capture probeert bij elk inkomend document een bron (zoals leverancier) en een bijbehorend template te identificeren. Dat template bepaalt welke velden waar staan en hoe je ze vastlegt. Met templates bouw je herhaalbaarheid op: hoe vaker je een leverancier ziet, hoe minder werk het kost.
Registreren: van document naar boeking in Business Central
Na controle registreer je het document en ontstaat er in Business Central bijvoorbeeld een purchase invoice. Hier zit een belangrijk effect: het proces wordt voorspelbaar. Iedereen werkt op dezelfde manier, met dezelfde controlemomenten.
Goedkeuring: van achter mensen aan naar vaste workflow
Document Capture bevat een volledige purchase approval workflow, zodat facturen na ontvangst en registratie netjes door een goedkeuringsstroom gaan. Je kunt werken met standaard purchase approval en, als je meer flexibiliteit nodig hebt, met advanced approval op basis van workflows.
Meer dan alleen facturen: Advanced Capture voor complexere documentstromen
Als je veel volume hebt, complexe facturen met regels, of ook andere documenttypes wil verwerken, is er de Advanced Capture module. Die ondersteunt onder meer header- en line-level capture en het automatisch splitsen van documenten bij import als dat nodig is.
Meer weten? Download de gratis functionaliteiten gids
Wat levert het op in uren en euro’s?
De harde winst zit meestal in drie plekken:
- Minder handmatige data-entry
- Minder herstelwerk (verkeerde btw, foutieve grootboekrekening, verkeerde projectallocatie)
- Minder “jagen” op goedkeuring
Je kunt het eenvoudig kwantificeren: uren per maand = (aantal facturen × minuten per factuur) / 60.
Rekenvoorbeeld
Stel: 600 inkoopfacturen per maand.
Zonder Document Capture (handmatig), indicatief:
12 minuten per factuur (overtypen, controleren, bijlagen, navragen). Totaal: 120 uur per maand.
Met Document Capture (OCR + templates + gestructureerde workflow), indicatief:
2 minuten per factuur (controle, uitzonderingen, registratie). Totaal: 20 uur per maand.
Indicatieve besparing:
100 uur per maand. Bij €75 interne kostprijs per uur is dat grofweg €7.500 per maand (€90.000 per jaar) aan vrijgespeelde capaciteit.
Dit zijn rekenaannames, geen belofte. Het effect hangt af van je huidige werkwijze, documentkwaliteit, volume en hoe scherp templates en goedkeuringsregels zijn ingericht. Maar met jullie aantallen is het snel concreet te maken.
Wanneer is Document Capture vooral interessant?
Je haalt er het meeste uit als je een of meer van deze signalen herkent:
- Finance is veel tijd kwijt aan overtikken en corrigeren
- Facturen blijven liggen op goedkeuring en betalingstermijnen worden “een verrassing”
- Projectkosten worden regelmatig verkeerd geboekt of te laat zichtbaar
- Je wilt minder afhankelijk zijn van losse mailboxen en individuele werkwijzen
- Je verwerkt naast standaard facturen ook complexere documenten en wil line-level data goed vastleggen
Zo helpen wij vanuit De Saak
Wij zijn premium Continia-partner en gespecialiseerd in Document Capture, Banking en Expense Management. In de praktijk betekent dat: we richten Document Capture zo in dat het past bij hoe jullie werken, niet andersom.
Concreet doen we meestal:
- Analyse van jullie huidige factuurstroom (kanalen, uitzonderingen, goedkeuringslogica)
- Inrichting van templates, documentcategorieën en registratie- en controlepunten
- Ontwerp van approval flow (standaard of advanced, afhankelijk van complexiteit)
- Livegang met echte facturen en een korte optimalisatieronde, zodat het proces snel “op snelheid” komt
Volgende stap: maak het meetbaar op jullie volumes
Wil je weten wat Continia Document Capture in jullie situatie oplevert, of je nu al met Business Central werkt of nog niet? Plan een korte verkenning met ons. We pakken jullie factuurvolume, huidige minuten per factuur en goedkeuringsknelpunten erbij en geven een concrete besparingsinschatting plus een pragmatische route naar livegang.
