Het einde van het jaar is voor veel bedrijven een intensieve periode waarin een correcte administratieve afsluiting zeer belangrijk is. Dit proces vraagt niet alleen om een hoge mate van precisie, maar ook om een aanzienlijke tijdsinvestering. Gemiddeld besteden boekhoudteams maar liefst 25 dagen aan de jaarafsluiting, waarbij de werkdruk vaak toeneemt door overlap met maand- en kwartaalafsluitingen.
Uit een Gartner-enquête blijkt dat 55% van de financiële functies streeft naar een volledig geautomatiseerde “touchless close”. Dit benadrukt de behoefte aan gestructureerde processen en technologieën om fouten te minimaliseren en tijd te besparen. Een inefficiënte afsluiting kan namelijk leiden tot onnauwkeurige cijfers en vertragingen in rapportages, met directe impact op strategische beslissingen.
Met een doordachte aanpak en de juiste hulpmiddelen kun je deze uitdagingen overwinnen en het nieuwe jaar soepel starten. In dit artikel bespreken we de belangrijkste stappen voor een succesvolle jaarafsluiting in Business Central en hoe jouw organisatie hiervan kan profiteren.
Controleer en boek alle documenten en dagboeken
Voordat je het boekjaar afsluit, is het cruciaal om alle verkoop- en inkooporders te boeken en openstaande dagboeken te controleren.
Waarom belangrijk? Dit voorkomt gebreken in jullie administratie en garandeert een volledig en accuraat overzicht van jullie financiële positie.
Voorraadbeheer correct afsluiten
Sluit jullie voorraadperioden af en controleer de voorraadwaardering. Print rapporten zoals de voorraadbalans en voorraadwaardering.
Waarom belangrijk? Dit voorkomt verrassingen in de voorraadwaarde en biedt betrouwbare cijfers voor interne en externe rapportages.
Projectadministratie afronden
Werk lopende projecten bij, sluit afgeronde projecten, en noteer de waarde van “Onder Handen Werk” voor niet-afgesloten projecten.
Waarom belangrijk? Dit zorgt voor een correcte toewijzing van kosten en inkomsten, waardoor je grip houdt op de financiële prestaties per project.
Kosten en inkomsten toewijzen
Gebruik periodieke dagboeken om kosten en inkomsten te verdelen over de juiste grootboekrekeningen en dimensies.
Waarom belangrijk? Dit maakt jullie financiële rapportage betrouwbaarder en geeft inzicht in prestaties per afdeling of project.
Pre-closing rapporten voorbereiden
Print en controleer rapporten zoals de proefbalans en klantoverzichten om fouten te detecteren voordat je afsluit.
Waarom belangrijk? Dit bespaart tijd en voorkomt correcties in afgesloten periodes.
Vaste Activa administratie
Boek de laatste afschrijvingen, verwerk waardeverminderingen, en sluit activa af die niet meer op de balans horen te staan.
Waarom belangrijk? Dit zorgt voor een actueel overzicht van jullie investeringen en voorkomt fiscale fouten.
IC-boekingen controleren
Zorg dat alle intercompany-transacties zijn geboekt en dat de administraties in de Inbox en Outbox leeg zijn.
Waarom belangrijk? Dit voorkomt afwijkingen tussen verbonden bedrijven en houdt jullie consolidatie overzichtelijk.
Boekingsperioden en boekjaar sluiten en een nieuwe openen
Sluit het huidige boekjaar af en open een nieuw boekjaar volgens de richtlijnen in Business Central.
Waarom belangrijk? Dit maakt een heldere overgang naar het nieuwe jaar mogelijk zonder onderbrekingen in jullie administratie.
Controleer gebruikersinstellingen
Zorg dat alle gebruikersinstellingen up-to-date zijn en controleer de toegestane boekingsdatums en machtigingen.
Waarom belangrijk? Hiermee voorkom je ongewenste wijzigingen en verzeker je correcte rechten voor alle gebruikers.
Controleer boekhoudinstellingen
Beoordeel de standaard boekingsdatums, grootboekrekeningen en andere algemene instellingen.
Waarom belangrijk? Correcte instellingen voorkomen fouten en stroomlijnen jullie financiële processen.
Nummerreeksen controleren
Pas nummerreeksen aan voor het nieuwe jaar, bijvoorbeeld voor verkoopfacturen of inkooporders.
Waarom belangrijk? Dit voorkomt verwarring en vergemakkelijkt het terugvinden van documenten.
Vakantie- en vrije dagen in de productieagenda
Werk de productieagenda bij met de feestdagen en vakantiedagen van het nieuwe jaar.
Waarom belangrijk? Dit minimaliseert verstoringen in jullie productieplanning en zorgt voor een realistische personeelsplanning.
BTW-Aangiften voorbereiden en indienen
Bereid jullie BTW-aangifte voor en dien deze in voor het laatste kwartaal of het hele boekjaar.
Waarom belangrijk? Het correct afhandelen van uw BTW-verplichtingen voorkomt boetes en bespaart tijd bij de belastingaangifte.
Klaar voor een zorgeloze jaarafsluiting?
Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. Bij De Saak hebben we een uitgebreide handleiding ontwikkeld die jouw stap voor stap begeleidt bij een vlekkeloze jaarafsluiting in Business Central.
Ontvang de gratis handleiding door ons een bericht te sturen via info@desaak.nl. Begin 2025 met een overzichtelijke administratie en volledige controle over je bedrijfsprocessen.
Laat niets aan het toeval over. Met onze expertise maak je van jouw jaarafsluiting een succes!
