Iedereen kent het moment
Een consultant die in december nog “even snel” drie maanden aan bonnetjes doorstuurt. Een monteur die kilometers bij benadering invult. Een projectleider die declaraties laat liggen omdat hij Business Central toch niet dagelijks gebruikt. En finance dat het weer mag uitzoeken, overtypen en corrigeren.
Continia Expense Management maakt van declareren een voorspelbaar proces in Microsoft Business Central, inclusief onkosten, kilometers en dagvergoedingen. Zonder losse Excel-sheets, mailbox-workflows of handmatige overtypfouten.
Dit artikel is bedoeld voor twee situaties: je werkt nog niet met Business Central en wil weten hoe “goed” dit proces kan zijn als het wél geïntegreerd is. Of je werkt al met Business Central, maar nog zonder Continia en je voelt dat declaraties te veel tijd kosten en te weinig controle geven.
Waarom declaraties bij projectbedrijven structureel tijd en geld lekken
Projectmatig werkende organisaties, van bouw en installatie tot IT en consultancy, hebben dezelfde pijn:
- Veel kleine transacties: reizen, verblijf, lunches, gereedschap, software, parkeren, brandstof
- Verspreide informatie: bonnetjes in WhatsApp, creditcardafschriften in portals, kilometers in notities
- Trage goedkeuring: managers keuren laat goed, finance krijgt pieken richting maandafsluiting
- Gebrekkige onderbouwing: “waar is de bon?” is nog te vaak een terugkerende vraag
Het probleem is zelden één declaratie. Het is de keten van medewerker naar manager tot finance. Als daar frictie in zit, betaal je dubbel: in uren en in minder grip op kosten per project.
Wat is Continia Expense Management precies?
Continia Expense Management is een end-to-end oplossing die volledig geïntegreerd is in Business Central en het hele proces rond onkosten, kilometers en dagvergoedingen automatiseert. Continia benadrukt daarbij expliciet dat er geen complexe integraties nodig zijn omdat het al in Business Central is ingebed.
De oplossing werkt met duidelijke rollen en bijbehorende interfaces:
- Medewerkers dienen in via de mobiele app of browserportal
- Goedkeurders keuren goed via Business Central of via de Continia Web Approval Portal (handig voor mensen die niet in BC werken)
- Finance beheert, controleert en boekt in Business Central
Wat verandert er concreet in het dagelijkse proces?
De oplossing verandert het dagelijkse werk op vijf concrete punten.
Indienen wordt simpel: foto, herkenning, klaar
De mobiele app kan bonnetjes verwerken door essentiële velden automatisch te herkennen en in te vullen (bedrag, valuta, datum, leverancier/merchant, btw-bedragen). Minder typen, minder fouten, sneller indienen.
In de praktijk betekent dit: minder “ik doe het later”, dus minder stapels achterstallige declaraties richting maandafsluiting.
Kilometerregistratie zonder discussie
Voor organisaties met veel klantbezoeken (installatie, service, consultancy, IT) zijn kilometers vaak een stille kostenpost. De mileage-module ondersteunt registratie via app of portal en gebruikt route-informatie via Google Maps, inclusief routebeeld dat ook in Business Central inzichtelijk blijft.
Dat helpt op twee niveaus: correct vergoeden én beter doorbelasten en alloceren richting project of kostendrager.
Dagvergoedingen die automatisch berekenen
Bij reizen of meerdaagse opdrachten wil je geen handmatig rekenwerk rond dagvergoedingen. Continia beschrijft per diem-rapporten waarbij ingevoerde reisdetails gebruikt worden om de dagvergoeding te berekenen. Voor projectbedrijven met internationale klanten of veel onsite werk scheelt dit vooral controle- en correctierondes.
Creditcardtransacties automatisch binnen, minder zoekwerk
Als je met bedrijfscreditcards werkt, wil je niet dat finance achteraf transacties zit te matchen met losse bonnetjes. Continia biedt automatische import van creditcardtransacties in Expense Management en positioneert dit als een van de meest directe optimalisaties om transacties in Business Central te krijgen.
En als een bon ontbreekt? Dan kan het systeem een onvolledig rapport aanmaken en terugleggen bij de medewerker. Dat voorkomt dat finance de administratie “mooi maakt” zonder onderbouwing.
Goedkeuring met audit trail en escalatie
Expense Management heeft een ingebouwde approval-functie die automatisch om goedkeuring kan vragen en alle acties logt in een audit trail, zichtbaar per indiening. Daarnaast kun je hiërarchisch werken met limieten: overschrijdt een declaratie een limiet, dan gaat hij automatisch door naar een senior approver.
Dit is het verschil tussen “we vertrouwen op discipline” en “het proces borgt controle”.
Meer weten? Download de gratis functionaliteiten gids
Wat levert het op in tijd en kosten?
De grootste besparing zit vrijwel altijd in twee plekken: minder tijd van medewerkers om in te dienen (bonnen verzamelen, overtypen) en minder tijd van finance om te controleren, corrigeren en boeken.
Je kunt het heel nuchter uitrekenen: uren per maand = (aantal declaraties × minuten totale ketentijd) / 60.
Rekenvoorbeeld
Stel: 40 medewerkers dienen gemiddeld 8 declaraties per maand in. Dat zijn 320 declaraties per maand.
Huidige situatie (Excel/mail/handmatig), indicatief:
Medewerker: 6 min. Manager: 2 min. Finance: 5 min. Totaal: 13 min per declaratie. 320 × 13 = 4.160 min = 69,3 uur per maand.
Met Continia (app/portal + approval + minder handwerk), indicatief:
Medewerker: 2 min. Manager: 0,5 min. Finance: 1,5 min. Totaal: 4 min per declaratie. 320 × 4 = 1.280 min = 21,3 uur per maand.
Indicatieve besparing:
48 uur per maand. Bij €75 interne kostprijs per uur is dat grofweg €3.600 per maand (€43.200 per jaar) aan vrijgespeelde capaciteit.
Dit zijn rekenaannames, geen beloftes. Maar het model is bewust simpel: met jullie aantallen en huidige minuten per stap is de businesscase meestal binnen één gesprek hard te maken.
Wanneer is Continia Expense Management vooral interessant?
Je haalt er het meeste uit als je een of meer van deze signalen herkent:
- Declaraties komen laat binnen of in pieken
- Veel bedrijfscreditcardgebruik of veel kleine onkosten
- Kilometers en dagvergoedingen zorgen voor discussie of correcties
- Finance is te veel tijd kwijt aan “administratief herstelwerk”
- Managers keuren traag goed omdat het buiten hun flow valt
Zo helpen wij vanuit De Saak
Wij zijn premium Continia-partner en gespecialiseerd in Expense Management, Banking en Document Capture. In de praktijk betekent dat: we richten niet alleen de oplossing in, maar zorgen dat het proces klopt in jouw realiteit.
Denk aan:
- Inrichting van beleid (categorieën, btw, limieten, verplichte bijlagen)
- Goedkeuringsstructuur (rollen, limieten, escalatie)
- Koppeling naar projecten en kostendragers zodat kosten direct op de juiste plek landen
- Onboarding voor medewerkers en approvers, zodat adoptie geen “project” wordt
Volgende stap: maak het bij jullie meetbaar
Wil je weten wat dit in jullie organisatie oplevert, of je nu al met Business Central werkt of nog niet? Plan een korte verkenning met ons. We pakken jullie volumes en huidige doorlooptijden erbij en geven een concrete besparingsinschatting plus een pragmatische route naar livegang.
