DMS software in Business Central met De Saak DMS

Van documenten zoeken naar projectinformatie terugvinden

De Saak DMS richt vanuit Business Central automatisch een complete projectwerkplek in: projectdossier, projectmail, Teams, SharePoint en de juiste rechten voor iedereen die meewerkt.

Het probleem

Opslag is nog geen projectdossier

Projecten lopen zelden vast omdat mensen hun werk niet willen doen. Ze lopen vast omdat informatie niet op het juiste moment beschikbaar is. Volgens McKinsey besteden kenniswerkers bijna een vijfde van hun werkweek aan het zoeken en verzamelen van informatie. Veel organisaties hebben SharePoint, Teams, Outlook en Business Central al, maar zonder vaste structuur per project ontstaat toch versnippering.

De vraag is niet of documenten ergens staan. De vraag is of projectteams direct met de juiste informatie, structuur en rechten kunnen werken.

Projectdocumenten staan verspreid over meerdere locaties.

Projectmail blijft hangen in persoonlijke mailboxen.

Projectstructuren verschillen per projectleider of afdeling.

Rechten worden handmatig ingesteld en raken daardoor snel inconsistent.

Bij overdracht of afwezigheid is informatie niet altijd compleet beschikbaar.

Functionaliteiten

Documentmanagement in Business Central vanuit de projectkaart

De Saak DMS verbindt Microsoft Dynamics 365 Business Central, SharePoint, Teams en projectmail tot een samenhangende projectomgeving. Wanneer een project wordt aangemaakt in Business Central, staat niet alleen de administratieve projectkaart klaar. Ook de volledige digitale werkomgeving wordt automatisch ingericht.

Automatisch een compleet projectdossier

Normaal gesproken moeten bij een projectstart mappen worden aangemaakt, Teams-omgevingen worden ingericht, rechten worden ingesteld en documenten worden klaargezet. Dat kost tijd en is foutgevoelig.

Met De Saak DMS start de projectleider dit met één actie op de projectkaart in Business Central. Binnen enkele minuten staan een Teams-team en een gekoppelde SharePoint-omgeving klaar, met een vaste mappenstructuur. Niemand hoeft zelf een structuur te kiezen of rechten in te stellen. Het projectteam werkt vanaf dag één op een herkenbare manier.

Meerdere projectstructuren per type project

Niet ieder project vraagt om dezelfde documentstructuur. De Saak DMS ondersteunt meerdere projectstructuren. Per projecttype wordt automatisch de juiste mappen- en documentstructuur toegepast. De organisatie legt die keuze één keer vast, dus een projectleider hoeft per project niets te bedenken en nieuwe collega’s leren één werkwijze.

Installatieproject: werkvoorbereiding, revisies, keuringsrapporten en opleverdocumentatie. De structuur sluit aan op uitvoering en oplevering.
Engineeringsproject: ontwerpen, berekeningen, rapportages en klantdocumentatie. Projectkennis blijft centraal beschikbaar.
Bouwproject: contracten, tekeningen, meer- en minderwerk, vergunningen en opleverdossier. Minder zoekwerk en betere dossierkwaliteit.
Serviceproject: werkbonnen, klantafspraken, foto’s, materialen en rapportage. Snelle toegang tot operationele projectinformatie.

Projectmail direct klaar voor gebruik

Projectcommunicatie is een belangrijk onderdeel van het projectdossier. Toch blijft e-mail in veel organisaties hangen in persoonlijke mailboxen. Dat maakt projecten afhankelijk van individuele medewerkers.

Met De Saak DMS wordt de projectmail direct klaargezet. Projectcorrespondentie wordt centraal gekoppeld aan het project.

Alle projectcorrespondentie op één centrale plek.
Minder afhankelijkheid van persoonlijke mailboxen.
Betere overdraagbaarheid bij ziekte, vakantie of wisseling van projectleider.
Completer projectdossier inclusief documenten én communicatie.

Projectteam beheren vanuit Business Central

Alle betrokkenen worden vastgelegd in het projectoverzicht in Business Central, met hun rol, zoals projectleider of verantwoordelijke. Deze projectbetrokkenen vormen de basis voor de inrichting van Teams en SharePoint. Gebruikers zijn automatisch op de juiste plekken beschikbaar met de juiste rechten.

Business Central wordt daarmee de centrale bron voor projectdeelname. Als iemand wordt toegevoegd aan of verwijderd uit het project, wordt de digitale projectomgeving hierop aangepast.

Eén bron voor rechten en samenwerking

Bij handmatige inrichting moeten gebruikers op meerdere plaatsen worden beheerd: in Business Central, Teams, SharePoint en mailboxen. Dat vergroot de kans op fouten en inconsistente rechten.

De Saak DMS organiseert betrokkenen, samenwerking en rechten vanuit één projectcontext. Je opent SharePoint, Teams en de projectmail direct vanuit Business Central, zonder vier vensters open te houden. Andersom ga je vanuit Teams of SharePoint terug naar het juiste project in Business Central.

Projectdossier: documentomgeving gekoppeld aan het project.
SharePoint: structuur en toegang op basis van projectcontext.
Teams: samenwerking ingericht voor het projectteam.
Projectmail: projectcommunicatie centraal beschikbaar.
Projectbetrokkenen: vastgelegd in Business Central en gesynchroniseerd.
Rechten: gebaseerd op betrokkenheid bij het project.

Altijd de juiste versie van documenten

Projectteams werken met offertes, contracten, tekeningen, revisies, rapportages en opleverdossiers. Fouten ontstaan vaak wanneer niet duidelijk is welke versie actueel is. Door documenten centraal op te slaan in de projectomgeving ontstaat meer grip op actuele documenten en documenthistorie.

Voor wie

Documentmanagement voor projectgedreven organisaties

De Saak DMS is ontwikkeld voor organisaties die structuur willen brengen in documentbeheer, projectcommunicatie en samenwerking, en die projectmatig werken met Business Central.

Ingenieurs-, advies- en architectenbureaus

Installatie- en technische bedrijven

Bouw- en projectorganisaties

Serviceorganisaties met projectdossiers

Voor projectleiders betekent dit minder zoekwerk en een werkplek die klaarstaat. Voor management betekent het grip op dossierkwaliteit en toegang, zonder daar achteraan te hoeven.

Klanten

Onze klanten zeggen

Implementatie

Snel in gebruik, mits de Microsoft-omgeving op orde is

De Saak DMS is ontworpen voor een vlotte implementatie. De module bouwt voort op je bestaande Microsoft-omgeving. Wel is basiskennis van SharePoint en Teams nodig om de projectstructuren goed in te richten. De Saak begeleidt je daarin.

Resultaat

Wat het in de praktijk oplevert

De tijd gaat zitten in het opzetten van elk project en in dagelijks zoekwerk. Een rekenvoorbeeld met aannames: bij 120 projecten per jaar en 50 minuten per project voor mappen, Teams en rechten ben je 100 uur kwijt. Verliest een kernteam van vijf mensen daarnaast 12 minuten per werkdag aan zoeken en navragen, dan komt daar 230 uur bij. Samen is dat zo’n 330 uur per jaar, bijna een werkdag per week. Met De Saak DMS is de opzet één actie op de projectkaart. Met je eigen aantallen maken we dat concreet.

snellere projectstart

De digitale werkplek staat klaar op het moment dat het project begint.

minder zoekwerk

Documenten en mail blijven vindbaar, ook na een overdracht of tijdens vakantie.

meer grip voor management

Structuur, toegang en dossierkwaliteit zijn zichtbaar zonder erachteraan te bellen.

Snellere projectstart: de werkplek staat klaar op dag een.

Minder zoekwerk: documenten en mail op een centrale plek.

Betere overdracht: niets hangt aan een persoon of mailbox.

Meer controle: management houdt grip op structuur en toegang.

Minder beheerwerk: rechten en structuren richten zichzelf in.

Alles vanuit Business Central: SharePoint, Teams en mail direct te openen.

Meer dan alleen documentbeheer

Projectplanning

Gantt-planning, resourceplanning en omzetforecast direct in Business Central.

Projectadministratie

Templates en kleurcodes die laten zien welk project aandacht vraagt.

ERP voor projectbedrijven

Projectkosten, planning en facturatie in één systeem.

Training, adoptie & support

Zorg dat je team het systeem ook echt gebruikt.

Ingenieurs en adviesbureaus

Grip op capaciteit en declarabiliteit voor ingenieurs- en adviesbureaus.

Vragen

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet tussen? We lopen hem graag met je door.

Is De Saak DMS een apart systeem naast Business Central?

Nee. De Saak DMS is een uitbreiding op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Het verbindt je bestaande Microsoft-omgeving (SharePoint, Teams en Outlook) vanuit één centrale projectcontext.

Wat voegt De Saak DMS toe aan SharePoint en Teams?

Business Central kan standaard al documenten opslaan, openen en delen via OneDrive en SharePoint. De Saak DMS maakt per project een Teams-team en een gekoppelde SharePoint-omgeving aan, met een vaste mappenstructuur per projecttype en rechten op basis van de projectbetrokkenen. Vanuit Teams of SharePoint ga je terug naar het project in Business Central. Een losse SharePoint-map of een Teams-kanaal helpt ook, maar houdt documenten niet vanzelf bij het juiste project.

Kunnen we meerdere projectstructuren instellen per type project?

Ja. Per projecttype, zoals installatie, engineering, bouw of service, leg je een eigen documentstructuur en mappenopbouw vast. Die structuur wordt automatisch toegepast bij de projectstart.

Voor welk type organisaties is De Saak DMS geschikt?

De module is ontwikkeld voor organisaties die projectmatig werken met Business Central en structuur willen in documenten en projectcommunicatie. Denk aan ingenieurs- en adviesbureaus, installatiebedrijven, bouwbedrijven en architectenbureaus.

Moeten medewerkers wennen aan een nieuw systeem?

Nee. Medewerkers werken verder in SharePoint, Teams en Outlook zoals ze gewend zijn. De Saak DMS zorgt dat de inrichting automatisch klaarstaat, zonder dat gebruikers iets handmatig hoeven op te zetten.

Wat gebeurt er met rechten als iemand het project verlaat?

Omdat projectbetrokkenen worden beheerd vanuit Business Central, past de digitale projectomgeving zich aan zodra iemand uit het project wordt gehaald. Dat verkleint het risico op toegang die er niet meer hoort te zijn.