Continia Document Capture voor factuurverwerking in Business Central

Van binnenkomende factuur naar gecontroleerde boeking

Continia Document Capture brengt ontvangst, herkenning, goedkeuring, boeking en archivering van inkoopfacturen samen in Business Central. Je team typt minder over en richt zich op controle en uitzonderingen.

Het probleem

Een factuur verwerken is meer dan overtypen

Inkoopfacturen komen binnen via mailboxen, scans en portals. Zonder vaste route typt finance gegevens over, loopt het achter goedkeuringen aan en raakt het originele document los van de boeking. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Automatische herkenning betekent niet dat elke factuur zonder controle wordt geboekt. De winst zit in minder handmatige invoer en in afwijkingen die je eerder ziet.

Finance is veel tijd kwijt aan overtypen en corrigeren.

Facturen blijven liggen op goedkeuring in losse e-mailketens.

Projectkosten worden verkeerd geboekt of te laat zichtbaar.

Het originele document zoek je terug in mailboxen en mappen.

Een gewijzigd rekeningnummer van een leverancier valt niet op.

Functionaliteiten

Het hele factuurproces binnen Business Central

Continia Document Capture is een end-to-end oplossing voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. Documenten komen centraal binnen, gegevens worden herkend en klaargezet, en na goedkeuring blijft het origineel gekoppeld aan de boeking. Finance, inkopers, projectleiders en goedkeurders werken zo vanuit dezelfde administratie.

Documenten automatisch importeren

De verwerking begint bij de ontvangst. Document Capture verzamelt facturen en andere documenten via e-mail, PDF-upload, scan, XML en e-facturen of handmatige indiening, en zet ze klaar in het documentenjournaal.

Zo staan documenten centraal in Business Central. Je team besteedt minder tijd aan het verzamelen, opslaan en doorsturen van bestanden.

OCR en leveranciersherkenning

Met OCR worden leverancier, factuurnummer, factuurdatum, bedragen, btw en referenties uit de factuur gelezen en als velden voorgesteld. Jij controleert de gegevens en corrigeert waar nodig.

De herkenning werkt met documentcategorieën en templates per leverancier, en gebruikt gegevens van de leverancierskaart zoals het btw-nummer. Ontbreekt er informatie of wijkt iets af, dan krijg je een opmerking of validatiemelding bij het document. Verwerk je complexe facturen met veel regels, dan legt Advanced Capture ook de regelinformatie vast.

Digitaal goedkeuren

Facturen gaan volgens vaste regels naar de juiste beoordelaars. Denk aan meerdere goedkeuringsstappen, het vier-ogenprincipe, goedkeuring op bedrag of verantwoordelijkheid en delegatie bij afwezigheid. Goedkeurders kunnen ook via een webportal beoordelen.

Facturen circuleren niet langer via losse e-mails. De status, de beoordelaar en de historie blijven bij het document.

Order Matching en inkoopcontracten

Werk je met inkooporders, dan vergelijkt Document Capture de factuur met de bijbehorende order en de geboekte ontvangst. Je ziet direct of artikelen, aantallen en prijzen aansluiten op wat is besteld en ontvangen, binnen de toleranties die je zelf instelt.

Voor terugkerende kosten zonder order, zoals abonnementen, lease en energie, koppel je de factuur aan een inkoopcontract. Valt het bedrag binnen de afwijking die je per contractregel instelt, dan keurt Document Capture de factuur bij registratie automatisch goed. Je team richt zich op de facturen die afwijken.

Peppol en e-facturen

Elektronische facturen bevatten gestructureerde gegevens. De factuurgegevens hoeven dan niet uit de lay-out van een PDF te worden gelezen. Continia eDocuments ontvangt en verwerkt elektronische documenten via ondersteunde netwerken, waaronder Peppol.

Zo ben je minder afhankelijk van factuurlay-outs en zet je een volgende stap naar een volledig digitale purchase-to-pay-stroom.

Archief, controle en audittrail

Na verwerking blijft het originele document gekoppeld aan de boeking. Je vindt het terug vanuit Business Central, zonder te zoeken in mailboxen of op netwerkschijven. Opslag kan in de Business Central-database, Azure Blob Storage, SharePoint of Continia Secure Archive, afhankelijk van beheer, bewaartermijnen en beveiliging.

Tijdens de verwerking worden verschillen zichtbaar tussen de factuur en de leveranciersgegevens, zoals afwijkende bank- of btw-gegevens. Verwerkingsstappen, opmerkingen en goedkeuringen blijven traceerbaar.

Voor wie

Voor organisaties die veel inkoopfacturen verwerken

Continia Document Capture past bij organisaties die Business Central als centrale administratie gebruiken en handmatige invoer willen terugdringen. Het verschil wordt groter naarmate meer mensen bij de beoordeling betrokken zijn.

Projectorganisaties die kosten direct aan projecten boeken

Organisaties met meerdere goedkeurders per factuur

Bedrijven die facturen aan inkooporders koppelen

Finance-teams die verder willen met e-facturatie

Bij projectorganisaties koppel je een inkoopfactuur al tijdens de verwerking aan project, projecttaak, afdeling of kostendrager. Projectleiders beoordelen hun eigen kosten en projectkosten zijn eerder en consistenter zichtbaar.

Klanten

Onze klanten zeggen

Implementatie

Eerst het factuurproces, dan de inrichting

Een goede implementatie begint bij je werkelijke factuurproces: hoe documenten binnenkomen, wie ze verwerkt, hoe ze worden geboekt en wie goedkeurt. Als Continia Premium Solution Partner brengt De Saak dat eerst met je in kaart en bepaalt samen met jou de documenttypen, gebruikers, opslag en modules.

Daarna richten we categorieën, importkanalen en templates in met representatieve facturen van je leveranciers, zetten we goedkeuringsroutes en Order Matching op en testen we het proces van ontvangst tot boeking voordat je live gaat.

Resultaat

Wat het in de praktijk oplevert

De winst zit in minder invoer, minder herstelwerk en minder achter goedkeuringen aanlopen. Een rekenvoorbeeld met aannames: bij 600 inkoopfacturen per maand en 12 minuten handwerk per factuur ben je 120 uur per maand kwijt. Met herkenning en vaste routes is 2 minuten per factuur haalbaar, ongeveer 20 uur. Met je eigen aantallen maken we dat concreet.

minder handmatige invoer

Factuurgegevens worden herkend en voorgesteld, jij controleert alleen.

snellere goedkeuring

Facturen gaan automatisch naar de juiste beoordelaar, met de status in beeld.

alles direct terug te vinden

Het originele document blijft gekoppeld aan de boeking in Business Central.

Meer dan alleen factuurverwerking

Continia Banking

Betalingen, bankafschriften en bankafstemming direct in Business Central.

Continia Expense Management

Declaraties, bonnetjes en kilometers via een app, verwerkt in Business Central.

ERP voor projectbedrijven

Projectkosten, planning en facturatie in één systeem.

Projectadministratie

Templates en kleurcodes die laten zien welk project aandacht vraagt.

De Saak DMS

Projectdossiers, projectmail en SharePoint-mappen automatisch per project.

Vragen

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet tussen? We lopen hem graag met je door.

Werkt Continia Document Capture binnen Business Central?

Ja. Document Capture is een uitbreiding voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. Je verwerkt documenten vanuit dezelfde omgeving als je financiële administratie, zonder apart systeem ernaast.

Kan Document Capture factuurgegevens automatisch herkennen?

Ja. Met OCR en documentherkenning worden gegevens zoals leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw uit de factuur gelezen en voor controle aangeboden. Met templates per leverancier wordt de herkenning nauwkeuriger.

Kan Document Capture facturen vergelijken met inkooporders?

Ja. Met Order Matching vergelijk je facturen met inkooporders en geboekte ontvangsten. Afwijkingen in artikelen, aantallen of prijzen buiten de ingestelde toleranties worden zichtbaar.

Ondersteunt Continia e-facturen en Peppol?

Ja. Continia eDocuments verwerkt elektronische documenten via ondersteunde aflevernetwerken, waaronder Peppol. De gestructureerde gegevens gaan dan zonder OCR het verwerkingsproces in.

Waar worden de documenten opgeslagen?

Dat hangt af van de inrichting. Opties zijn de Business Central-database, Azure Blob Storage, SharePoint en Continia Secure Archive. De keuze hangt samen met beheer, schaalbaarheid, bewaartermijnen, beveiliging en herstelmogelijkheden.

Wat moeten we voorbereiden voor de implementatie?

Een overzicht van je documentstromen en volumes, de documenttypen binnen scope, voorbeeldfacturen van veelvoorkomende leveranciers en volledige leverancierskaarten in Business Central. Daarnaast je grootboekrekeningen, dimensies en projectcodering, de gewenste goedkeuringsstructuur, het gebruik van inkooporders en ontvangsten, de gewenste opslag, gebruikers en rollen en de status van e-facturatie.