Er is een soort spanning die ik bij veel projectorganisaties zie. Ze heeft niets te maken met te weinig werk of te lage marges. De orderportefeuille is vol, de projecten zijn winstgevend, en toch is het elke maand billenknijpen of de salarissen en de leveranciers betaald kunnen worden. Op papier gaat het goed. Op de bankrekening voelt het anders.
Dat is geen tegenstrijdigheid. Het is de aard van projectmatig werken. Winst en liquiditeit zijn twee verschillende dingen, en juist in projectbedrijven lopen ze zelden gelijk op. Je kunt een uitstekend jaar draaien en ondertussen constant op je banksaldo zitten turen. Wie zijn cashflow verbeteren wil, moet dat verschil actief sturen.
Kort gezegd: winst zegt of een project meer oplevert dan het kost, liquiditeit of je vandaag je rekeningen kunt betalen. In een projectbedrijf zit daar maanden tussen. Termijnfacturatie die met de projectvoortgang meeloopt is het sterkste middel om je cashflow te verbeteren.
Winst is een mening, liquiditeit is een feit
Het verschil is simpel uit te leggen. Winst zegt of een project uiteindelijk meer opbrengt dan het kost. Liquiditeit zegt of je vandaag het geld hebt om je verplichtingen te voldoen. In een projectbedrijf zit daar vaak maanden tussen.
Neem een bouw- of installatiebedrijf. Dat koopt eerst materiaal in, zet mensen in en betaalt onderaannemers. Pas later mag het een termijn factureren. De kosten lopen voor de baten uit. Hetzelfde geldt voor een consultancy- of ingenieursbureau dat maandenlang aan een opdracht werkt en pas bij een mijlpaal factureert. En voor een IT-bedrijf dat een implementatie voorfinanciert in uren voordat de klant betaalt. In al die gevallen leg je een tijd het geld voor je klant uit, zonder dat je het zo noemt.
Wie zijn cashflow wil verbeteren, begint dus bij dat gat. Zolang het klein en voorspelbaar is, merk je er weinig van. Zodra je groeit, wordt het gevaarlijk. Meer projecten betekent meer voorfinanciering tegelijk. Dan kan juist succes je in de knel brengen. Het klassieke beeld van een bedrijf dat omvalt terwijl de orderportefeuille vol zit, komt bijna altijd hier vandaan.
Dat dit geen randverschijnsel is, blijkt uit onderzoek van het JPMorgan Chase Institute onder ruim 500.000 bedrijven. De helft van de kleine ondernemingen bleek een kasbuffer van niet meer dan 27 dagen te hebben. Een kwart zelfs dertien dagen of minder. Het zijn Amerikaanse cijfers, maar de les is maatonafhankelijk. Voor veel bedrijven is de marge tussen soepel draaien en in de knel komen niet meer dan een paar weken uitgesteld geld. Dat het knelpunt breed speelt, bevestigt de Small Business Credit Survey van de Federal Reserve: ongeveer de helft van de bedrijven noemt ongelijkmatige cashflow een terugkerende financiële uitdaging.
De hefboom waarmee je je cashflow kunt verbeteren
Het goede nieuws is dat je dit gat grotendeels zelf stuurt. Namelijk met de manier waarop je factureert. Termijnfacturatie is daarvoor het krachtigste instrument, en tegelijk het meest onderbenutte.
Wie pas factureert als een project klaar is, financiert het hele project voor. Wie factureert in termijnen die meelopen met de voortgang, haalt het geld naar voren en houdt het gat klein. Dat klinkt vanzelfsprekend. In de praktijk gebeurt het slordig. Termijnen worden te laat verstuurd, of pas als iemand eraan denkt. Er wordt niet bijgehouden welk deel van een project al is gefactureerd en welk deel nog openstaat. Zonder dat overzicht factureer je op gevoel, precies zoals je met je capaciteit op gevoel zou sturen.
Voor een adviesbureau kan dat betekenen dat een opdracht van maanden pas aan het eind wordt gefactureerd, terwijl de uren allang zijn gemaakt en betaald. Voor een bouwbedrijf dat een termijn mist bij een bereikte mijlpaal is het puur weggegeven rente en ademruimte. Het werk is gedaan, het geld had binnen kunnen zijn, en dat is het niet.
Er zit nog een tweede laag onder. Werk dat je hebt uitgevoerd maar nog niet gefactureerd, staat als onderhanden werk op je balans. Dat is geld dat je hebt verdiend en niet hebt. Hoe scherper je dat in beeld hebt, hoe eerder je ziet waar je cashflow kunt verbeteren.
Van losse termijnen naar sturing op je liquiditeit
Hier komt de werkwijze samen met het systeem. De reden dat termijnfacturatie zo vaak blijft liggen, is dat ze losstaat van het project. De voortgang zit op de ene plek, de facturatie op de andere, en niemand bewaakt de verbinding.
Bij De Saak lossen we dit op door de termijnen aan het project zelf te koppelen. Je legt bij de start vast welke termijnen bij welke mijlpalen horen. Het systeem bewaakt wat er al is gefactureerd, wat er nog komt en wanneer. Zo verandert facturatie van een administratieve nabrander in een stuurinstrument. Dat zit in onze projectadministratie, naast de calculatie en het meerwerk. Je ziet niet alleen wat een project oplevert, maar ook wanneer dat geld binnenkomt.
Dat is het punt waarop je je cashflow structureel verbetert. Het verschil is bestuurlijk. Op het moment dat je je cashflow vooruit kunt zien, neem je andere beslissingen. Je weet of je die investering nu kunt doen of beter na de volgende termijn. Je ziet aankomen wanneer het krap wordt, terwijl je er nog iets aan kunt doen. In plaats van het te ontdekken als de rekening op tafel ligt.
Wat ik je zou meegeven
Winst is uiteindelijk een mening van je accountant over het hele project. Liquiditeit is het feit waar je iedere maand mee moet leven. De meeste ondernemers sturen scherp op de eerste en laten de tweede op zijn beloop, tot het een keer knelt.
De vraag om mee te beginnen is deze. Kun je vandaag zeggen hoe je banksaldo er over drie maanden voorstaat, op basis van de projecten die je al hebt lopen? Dat is in de kern een liquiditeitsprognose. Kun je dat niet, dan stuur je je liquiditeit blind. Dan is de kans groot dat je onderneming krapper aanvoelt dan ze financieel is.
Wil je eens samen kijken hoe voorspelbaar jouw cashflow werkelijk is, en wat een strakkere termijnfacturatie daaraan zou veranderen, dan denken we daar graag vrijblijvend over mee. Meestal is je cashflow verbeteren geen kwestie van meer omzet, maar van eerder factureren. Dat is precies wat een ERP voor projectbedrijven hoort te ondersteunen.
