Een van de leerzaamste projecten uit mijn eigen ondernemersjaren was er een dat op papier prima liep. De uren kwamen binnen, de facturen gingen eruit, en halverwege het jaar keek ik naar een resultaat waar ik best tevreden mee was. Tot de eindafrekening. Toen bleek dat we maanden hadden gestuurd op een winst die er nog helemaal niet was. De kosten liepen voor op de opbrengsten, het werk was minder ver dan we dachten, en het mooie tussentijdse beeld was een luchtspiegeling geweest.
Ik vertel dit niet omdat het uitzonderlijk is. Ik vertel het omdat het de regel is. De meeste projectbedrijven die ik ken sturen een groot deel van het jaar op cijfers die niet kloppen, zonder dat iemand het doorheeft. En de oorzaak heeft bijna altijd dezelfde naam: onderhanden werk. Goede sturing op onderhanden werk in Business Central begint dan ook niet bij de techniek, maar bij het begrijpen waaróm dat beeld zo vaak scheef staat.
Het probleem is niet je administratie, het is je tussentijdse waarheid
Laat ik eerst iets rechtzetten. Onderhanden werk, kortweg OHW, wordt vaak weggezet als een boekhoudkundig verplicht nummer. Iets wat je één keer per jaar met je accountant regelt, zodat de jaarrekening klopt. Zo heb ik er zelf ook lang naar gekeken.
Dat is precies de denkfout.
OHW is niet je jaarlijkse verplichting. Het is je enige betrouwbare tussentijdse waarheid. Bij een projectbedrijf lopen opbrengsten en kosten namelijk zelden gelijk op. Je maakt maandenlang kosten voordat je de laatste termijn factureert, of je factureert vooruit terwijl het werk nog moet gebeuren. Zolang je dat verschil niet zuiver in beeld brengt, weet je simpelweg niet of een lopend project geld verdient of geld verliest. Je weet het pas bij de nacalculatie. En dat is precies het moment waarop je er niets meer aan kunt doen.
De pijn zit hem in wat je in de tussentijd besluit op basis van dat verkeerde beeld. Neem je een extra kracht aan omdat het lekker lijkt te lopen. Doe je een investering omdat de cijfers ruimte lijken te geven. Neem je een vervolgopdracht aan tegen een tarief dat gebaseerd is op een marge die niet echt bestond. Elk van die beslissingen bouwt voort op een fundament dat je niet hebt gecontroleerd. En als het fundament een schatting van vorig jaar is, bouw je in het donker.
De drie bouwstenen van een OHW-beeld dat wél klopt
Betrouwbaar onderhanden werk in Business Central klinkt ingewikkeld, maar het rust op drie vragen die iedere projectondernemer intuïtief snapt. Het gaat mis zodra je die drie niet structureel en actueel beantwoordt.
- Hoe ver ben je echt? Voortgang is de basis. Niet je gevoel over de voortgang, maar een onderbouwde bepaling. Voor het ene project meet je dat aan de hand van de gemaakte kosten ten opzichte van de verwachte kosten, voor het andere aan de hand van bereikte mijlpalen. Wat telt is dat de methode consistent is en dat de cijfers actueel zijn. Een voortgang die op een oude inschatting leunt, vervuilt alles wat erna komt.
- Welke kosten horen bij dit project? Klinkt vanzelfsprekend, gaat in de praktijk het vaakst mis. Uren die te laat of op het verkeerde project worden geschreven, materiaal dat niet wordt toegerekend, inkoop die ergens in een verzamelpost verdwijnt. Elke kostenpost die niet op het juiste project landt, maakt je OHW onbetrouwbaar. Niet een beetje, maar fundamenteel, want je vergelijkt vervolgens appels met een onvolledige mand peren.
- Welk resultaat mag je nu al nemen? Dit is de stap waar het echt spannend wordt en waar veel bedrijven op hun onderbuik varen. Op basis van de voortgang bepaal je welk deel van de opbrengst en het resultaat je in deze periode mag verantwoorden. Neem je te veel, dan schrijf je winst bij die nog verdiend moet worden. Neem je te weinig, dan verstop je resultaat dat er wel degelijk is. Beide geven je een vertekend stuur.
Zolang deze drie vragen los van elkaar en met vertraging worden beantwoord, blijft je OHW een momentopname die alweer verouderd is zodra je ernaar kijkt.
Waarom “we regelen het met de accountant” niet meer volstaat
Er is een reden waarom veel projectbedrijven onderhanden werk in Business Central of welk systeem dan ook nog jaarlijks als een klus met de accountant behandelen. Bij één of twee projecten kan dat ook nog. Dan overzie je het zelf en corrigeer je aan het einde van het jaar de scheefgroei.
Maar zodra je meerdere projecten tegelijk draait, valt die aanpak om. De schattingen stapelen zich op, de onderlinge verschillen worden onzichtbaar, en de jaarlijkse correctie wordt een black box waar je zelf ook niet meer in gelooft. Je stuurt dan elf maanden per jaar blind en repareert in de twaalfde.
Dat het bovendien scherper moet, is niet alleen mijn mening. De Raad voor de Jaarverslaggeving heeft de richtlijn voor onderhanden projecten, RJ 221, aangescherpt met meer specifieke guidance over hoe je projectopbrengsten en projectkosten verantwoordt. De aangepaste richtlijn geldt voor verslagjaren die aanvangen op of na 1 januari 2025 (SRA, RJ 221). De kern van die richtlijn is dat je resultaat neemt naar rato van de voortgang van het project, en dat je een verwacht verlies direct verantwoordt zodra je het ziet aankomen. Precies wat je ook bedrijfsmatig zou willen: geen winst vieren die nog moet komen, en een tegenvaller onder ogen zien op het moment dat je er nog iets aan kunt doen.
De richtlijn is er dus niet om je te pesten. Ze beschrijft eigenlijk gewoon wat gezond ondernemerschap zou zijn als je het consequent zou volhouden. Het probleem is dat consequent volhouden handmatig vrijwel onmogelijk is.
Van jaarlijkse schatting naar continu inzicht
En hier komt het punt waar de manier van werken en het systeem samenkomen. Want de reden dat OHW zo vaak een jaarlijkse worsteling blijft, is niet dat ondernemers het niet begrijpen. Het is dat de informatie versnipperd zit. Uren in het ene pakket, inkoop in het andere, voortgang in het hoofd van de projectleider, en de financiële werkelijkheid ergens in een spreadsheet die één iemand bijhoudt.
Waar wij bij De Saak naartoe werken, is dat die drie bouwstenen in één omgeving samenkomen en elkaar automatisch voeden. In de praktijk richten we onderhanden werk in Business Central in, omdat daar de projectadministratie, de kostenregistratie en de financiële verwerking in hetzelfde systeem leven. Uren en inkoop landen direct op het project. De voortgang wordt vastgelegd waar het werk gebeurt. En het onderhanden werk rolt daar continu uit, niet als jaarlijkse exercitie maar als een cijfer dat je elke dag kunt vertrouwen. Hoe wij dat bredere fundament inrichten, lees je op onze pagina over Business Central voor projectbedrijven.
Het verschil is niet technisch, het is bestuurlijk. Op het moment dat je OHW klopt, klopt je tussentijdse resultaat. En op het moment dat je tussentijdse resultaat klopt, ga je andere beslissingen nemen. Je ziet een project dat afglijdt terwijl je nog kunt ingrijpen. Je ziet welke projecten je marge dragen en welke die opeten. Je neemt je volgende opdracht aan op basis van wat je echt verdient, niet op basis van wat je hoopt.
Dat is het echte rendement van onderhanden werk in Business Central op orde. Niet een nettere jaarrekening, al is dat een prettig gevolg. Maar een directie die stuurt op de werkelijkheid in plaats van op een schatting.
Wat ik je zou meegeven
Als ik één ding uit mijn eigen leergeld zou willen doorgeven, is het dit: onderschat nooit hoeveel van je beslissingen leunen op cijfers die je niet echt hebt gecontroleerd. Het gevaarlijke aan een verkeerd OHW-beeld is niet dat het fout is. Het is dat het geruststellend fout is. Het ziet er goed uit, dus je vraagt niet door.
De vraag om mee te beginnen is simpel. Als je vandaag naar je tussentijdse cijfers kijkt, durf je daar dan een aannamebeslissing op te baseren. Durf je er een investering op te doen. Als het antwoord aarzelend is, dan weet je genoeg. Dan stuur je waarschijnlijk op een waarheid die er nog niet is.
Wil je eens samen kijken hoe betrouwbaar jouw tussentijdse projectcijfers werkelijk zijn, en wat er nodig is om onderhanden werk in Business Central echt te laten kloppen, dan denken we daar graag vrijblijvend over mee. Niet om je een systeem te verkopen, maar om helder te krijgen waar jouw OHW nu op leunt en wat er nodig is om er echt op te kunnen sturen. Neem contact op met De Saak.
