Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat software een terugkerende taak overneemt die nu met de hand gaat, zoals facturen inboeken of uren controleren. Je begint bij één proces met veel herhaling en vaste regels. Je legt vast hoe het hoort te lopen, laat je ERP-systeem het werk doen en meet daarna hoeveel tijd het oplevert.
Bij projectbedrijven zit de winst zelden in het grote systeem zelf. Hij zit in het handwerk eromheen: inkoopfacturen overtypen, uren nalopen, termijnen klaarzetten en elke maandag een Excel-overzicht voor de directie. Rob Oud noemt dat verborgen kwartbanen. Dit stappenplan laat zien hoe je ze opspoort en welke je als eerste automatiseert.
Wat is bedrijfsprocessen automatiseren?
Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen voert software een reeks vaste stappen uit zonder dat een medewerker elke keer in actie komt. Een factuur komt binnen, wordt uitgelezen, gaat naar de juiste projectleider voor akkoord en staat daarna geboekt op het project. De medewerker controleert alleen nog de uitzonderingen.
In de praktijk gaat het om drie soorten automatisering, die je vaak combineert.
- Regels en workflows. Als dit gebeurt, doe dan dat. Een inkooporder boven een bedrag gaat naar de directeur, een urenregel zonder project wordt geweigerd.
- Koppelingen. Gegevens gaan vanzelf van het ene systeem naar het andere, zodat niemand iets twee keer invoert.
- AI. Software leest of begrijpt iets dat geen vaste vorm heeft, zoals een PDF-factuur, een e-mail of een bouwtekening, en doet een voorstel dat een mens controleert.
Automatiseren is iets anders dan digitaliseren. Een formulier in een app in plaats van op papier is digitaal, maar het werk blijft handwerk zolang iemand de gegevens daarna overneemt.
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Je kunt elk proces automatiseren dat vaak terugkomt, vaste regels volgt en nu handwerk kost. In de financiële administratie, CRM en HR gaat het om bekende taken zoals facturen inboeken, herinneringen sturen en verlof goedkeuren. Bij projectbedrijven komen daar de processen rond het project bij. De tabel toont waar teams het vaakst beginnen.
| Proces | Wat nu met de hand gaat | Regel of AI | Hoe in Business Central |
|---|---|---|---|
| Inkoopfacturen | Overtypen, project zoeken, akkoord vragen per mail | AI leest, regel stuurt door | Continia Document Capture met goedkeuringsworkflow |
| Urenregistratie | Missende uren nabellen, uren op het verkeerde project | Regel | Herinnering en goedkeuring via Power Automate |
| Projectfacturatie | Termijnen en meerwerk in Excel bijhouden | Regel | Termijnschema en nog te factureren per project |
| Rapportages | Elke week cijfers uit meerdere lijsten samenvoegen | Regel | Power BI-dashboard dat zichzelf ververst |
| Goedkeuringen | Inkooporders en offertes laten aftekenen | Regel | Standaard goedkeuringsworkflows |
| Projectmail en documenten | Lange mailwisselingen lezen, documenten uitzoeken | AI | Copilot in Business Central en Microsoft 365 |
Processen met veel overleg, uitzonderingen of inschattingen laat je bij mensen. Denk aan een offerte voor een complex project of het gesprek met een klant over meerwerk. Daar helpt software met voorbereiden, de beslissing blijft bij je team.
Bedrijfsprocessen automatiseren in 5 stappen
Dit stappenplan werkt voor één proces tegelijk. Na stap 5 begin je opnieuw bij stap 2 met het volgende proces.
1. Maak het handwerk zichtbaar
Vraag je team om een week lang te noteren wat ze buiten het systeem doen, met de minuten erbij. Het gaat om controles, lijstjes, overtypen en nabellen. Die lijst is je kansenlijst. Daarna blijkt vaak dat een paar taken het grootste deel van de tijd kosten.
2. Kies het proces met de meeste herhaling en de duidelijkste regels
Vermenigvuldig per taak hoe vaak hij voorkomt met hoeveel minuten hij kost. Kijk vervolgens of de regels vast zijn en wat een fout kost. Een taak die vaak voorkomt, vaste regels heeft en bij een fout geld kost, gaat bovenaan.
3. Leg vast hoe het proces hoort te lopen
Wie een rommelig proces automatiseert, krijgt een snel rommelig proces. Spreek eerst af wie wat doet, welke gegevens nodig zijn en wanneer iets klaar is. Ruim daarnaast de basis op. Projectcodes, kostensoorten en leveranciers moeten kloppen voordat software erop gaat sturen.
4. Kies per stap regel of AI
Splits het proces in stappen en bepaal per stap wat het werk doet. Een vaste regel is voorspelbaar en goedkoop. AI is nodig waar de invoer geen vaste vorm heeft. De volgende sectie helpt bij die keuze.
5. Bouw klein, meet en breid uit
Bouw de automatisering in je eigen omgeving en test hem met echte gegevens. Meet de tijd vóór en na, en tel ook de fouten. Pas als de winst zichtbaar is, pak je het volgende proces van de kansenlijst.
Regel of AI, zo kies je per stap
Kies een regel als de invoer altijd dezelfde vorm heeft en de beslissing vastligt. Kies AI als de invoer wisselt, zoals PDF’s van tientallen leveranciers, en laat een mens de uitkomst controleren. Veel processen gebruiken allebei, zoals de inkoopfactuur in de tabel hierboven.
| Kenmerk van de stap | Regel | AI |
|---|---|---|
| Invoer | Vaste velden, zoals een urenregel of order | Vrije vorm, zoals een PDF, mail of foto |
| Beslissing | Ligt vast, bijvoorbeeld een bedragsgrens | Vraagt herkennen of samenvatten |
| Uitkomst | Elke keer hetzelfde | Een voorstel dat iemand controleert |
| Kosten en beheer | Laag, makkelijk aan te passen | Hoger, vraagt controle en afspraken |
AI wordt snel gewoon. Volgens het CBS gebruikte in 2025 33 procent van de Nederlandse bedrijven een of meer AI-technologieën, tegen 23 procent een jaar eerder. Begin toch eerst bij de regels. Ze zijn goedkoper, je kunt ze uitleggen en ze vormen de basis waarop een AI-assistent in je projectbedrijf later verder bouwt.
Wat het oplevert bij 400 inkoopfacturen per maand
Neem een installatiebedrijf dat 400 inkoopfacturen per maand verwerkt. Een medewerker typt elke factuur over, zoekt het project erbij en mailt de projectleider voor akkoord. Dat kost gemiddeld 4 minuten per factuur. Na de automatisering leest de software de factuur uit, koppelt hem aan de inkooporder en zet hem klaar voor akkoord. De medewerker controleert alleen nog, gemiddeld 1 minuut per factuur.
| Met de hand | Geautomatiseerd | |
|---|---|---|
| Minuten per factuur | 4 | 1 |
| Minuten per maand (400 facturen) | 1.600 | 400 |
| Uren per maand | 27 | 7 |
Dat scheelt 20 uur per maand, ruim een halve werkweek. De aantallen zijn een rekenvoorbeeld. Vul je eigen aantallen en minuten in uit stap 1 en je ziet direct of een proces de moeite waard is.
De tijd is maar een deel van de winst. Facturen staan sneller op het project, dus de projectleider ziet de kosten eerder. Dat maakt het onderhanden werk betrouwbaarder en de maandafsluiting korter. Hoe dit in de praktijk werkt, lees je in het artikel over Continia Document Capture.
Bedrijfsprocessen automatiseren in Business Central
Werk je met Microsoft Dynamics 365 Business Central, dan heb je de meeste bouwstenen al. Business Central heeft eigen goedkeuringsworkflows voor onder meer inkooporders en inkoopfacturen. Met je licentie kun je ook Power Automate gebruiken, waarmee een flow start zodra een record wordt aangemaakt of gewijzigd, op een vast tijdstip of met een knop op de pagina.
Daar bovenop komen de onderdelen die per bedrijf verschillen.
- Power BI voor dashboards met marge, uren en onderhanden werk per project, rechtstreeks uit Business Central.
- Continia voor het uitlezen en goedkeuren van inkoopfacturen en declaraties.
- Power Apps voor een eigen scherm, bijvoorbeeld een werkbon voor monteurs die direct in Business Central landt.
- Extensies zoals De Saak Projecten voor projectadministratie en facturatie per termijn.
Omdat alles op dezelfde gegevens draait, hoeft niemand cijfers over te zetten tussen systemen. Wil je weten welk proces bij jou het meeste oplevert, dan kun je je processen laten automatiseren door De Saak. We beginnen bij de kansenlijst uit stap 1.
Veelgestelde vragen
Wat is een voorbeeld van automatisering?
Een inkoopfactuur die binnenkomt per mail, automatisch wordt uitgelezen, aan de juiste inkooporder wordt gekoppeld en ter goedkeuring naar de projectleider gaat. Niemand typt de gegevens nog over.
Wat zijn de drie soorten bedrijfsprocessen?
Primaire processen leveren direct waarde aan de klant, zoals een project uitvoeren. Ondersteunende processen maken dat mogelijk, zoals inkoop, HR en administratie. Besturende processen sturen het bedrijf, zoals planning en rapportage. De meeste automatiseringswinst zit in de ondersteunende en besturende processen.
Heb je een ERP-systeem nodig om bedrijfsprocessen te automatiseren?
Voor losse taken niet, maar zonder centraal systeem automatiseer je tussen losse lijsten en verplaats je het probleem. Met een ERP-systeem staan uren, inkoop en facturatie op dezelfde projecten en werkt elke automatisering met dezelfde gegevens.
Kost automatisering banen?
In projectbedrijven zelden. Automatisering neemt het herhaalwerk over, zodat dezelfde mensen meer projecten aankunnen. Dat telt, want medio 2024 had de helft van de technische installatiebedrijven een tekort aan vakmensen, meldt Techniek Nederland.
Hoe lang duurt het om bedrijfsprocessen te automatiseren?
Een eenvoudige goedkeuring hoef je niet zelf te bouwen. Business Central levert vooraf ingestelde werkstroomsjablonen mee, die je kopieert en aanpast. Een proces met koppelingen of AI duurt langer, omdat je het moet testen met echte gegevens. Begin daarom met één proces en breid daarna uit.
Bronnen
