Exact Online Projecten regelt urenregistratie en projectfacturatie, en vanaf de Plus-editie ook budgetten en capaciteitsplanning per project. Voor veel projectbedrijven is dat genoeg. Werk je met meerdere teams en projecten tegelijk, en wil je planning, onderhanden werk, inkoop en marge per project in één systeem, dan kan een ERP-systeem beter passen.
Exact Online is een sterke keuze voor veel Nederlandse mkb-bedrijven. Zeker voor financiële administratie en basisrapportage doet het wat het moet doen. Bij projectmatig werkende organisaties komt er alleen vaak een kantelpunt. Dan geeft Exact Online te weinig zicht op projecten, planning, capaciteit en marge per project, hoe goed het boekhoudpakket verder ook is.
Dit artikel is bedoeld voor bouwbedrijven, ingenieurs- en adviesbureaus, IT-dienstverleners en andere organisaties die werken met meerdere parallelle projecten en teams.
Wat kan Exact Online Projecten?
Exact Online Projecten is het projectpakket van Exact, gebouwd op Exact Online Boekhouden. Hoeveel je ermee kunt, hangt af van de editie. Elke editie bevat alles van de editie erboven in de tabel. Dit is de indeling die Exact op de eigen site geeft (oktober 2026).
| Editie | Wat er voor projecten bij komt |
|---|---|
| Essentials | Urenregistratie, facturatie op nacalculatie en op vaste aanneemsom |
| Plus | Uren en kosten budgetteren per project (WBS), meerdere facturatiemethodes op één project, capaciteitsplanning |
| Professional | Abonnementenbeheer en automatische facturatie van abonnementen |
| Premium | Uitgebreide omzet- en kostenverantwoording, geïntegreerde Power BI-rapportage |
Voor een bureau met een handvol projecten en één team is Plus vaak genoeg. Wie onderhanden werk per project netjes in de boekhouding wil verwerken, komt bij Premium uit. Lees in wat onderhanden werk is en hoe je het berekent waarom dat bij projectbedrijven zwaar weegt.
Wat we in de praktijk zien bij projectbedrijven
In de beginfase werkt een financieel systeem vaak prima. Projecten zijn overzichtelijk, teams klein en rapportages eenvoudig. Naarmate de organisatie groeit, ontstaan andere vragen:
- Wie werkt wanneer aan welk project?
- Hoe staat het met de bezetting volgende maand?
- Wat is de actuele marge per project?
- Welke uren zijn declarabel, welke niet?
- Hoe verhoudt voortgang zich tot budget en planning?
Wanneer deze vragen niet direct vanuit het systeem beantwoord kunnen worden, ontstaan workarounds. Excel-overzichten voor capaciteit. Losse tools voor urenregistratie. Handmatige controles voor nacalculatie. De informatie klopt vaak wel, maar zit verspreid. En dat kost tijd, overzicht en uiteindelijk marge.
Het verschil in ontwerp tussen Exact Online en een ERP-systeem
Beide soorten software kunnen goed zijn. Het verschil zit in de ontwerpfilosofie. Boekhoudpakketten zijn primair gebouwd rondom financiële administratie. Projectfunctionaliteit wordt daar vaak aan toegevoegd. Volwaardige ERP-systemen voor projectorganisaties zijn andersom ontworpen. Projecten, resources en processen vormen de kern, met finance als geïntegreerd onderdeel. Dat betekent concreet:
- Capaciteitsplanning gekoppeld aan projecten
- Urenregistratie direct verbonden aan budget en nacalculatie
- Realtime inzicht in WIP en marge
- Forecast op basis van geplande inzet
- Integratie tussen inkoop, voortgang en facturatie
Zodra een organisatie meerdere projecten tegelijk draait met verschillende teams en disciplines, wordt deze samenhang essentieel.
Exact Online of Business Central voor projecten?
Het zijn allebei goede pakketten, gemaakt voor een ander soort bedrijf. Exact Online Projecten brengt uren, facturatie en boekhouding samen in een pakket dat je zelf kunt starten. Business Central is ruimer opgezet, met ook inkoop, voorraad en planning per project in hetzelfde systeem. Zo verschillen ze op de punten die voor projectbedrijven tellen.
| Onderwerp | Exact Online Projecten | Business Central |
|---|---|---|
| Basis | Boekhoudpakket met projectfuncties per editie | ERP-systeem met financiën, verkoop, inkoop, voorraad en projecten in één database |
| Budget per project | Uren en kosten budgetteren (WBS), vanaf Plus | Projecttaken met planningsregels, budget naast werkelijk verbruik |
| Capaciteit | Capaciteitsplanning vanaf Plus, vPlan als add-on | Resources met capaciteit, ingepland op projecttaken |
| Onderhanden werk | Uitgebreide omzet- en kostenverantwoording in Premium | Standaard, met meerdere OHW-methoden zoals percentage van voltooiing en voltooid contract |
| Inkoop op een project | Kosten invoeren op een project | Inkooporders en voorraad direct op een projecttaak |
| Rapportage | Geïntegreerde Power BI in Premium | Ingebouwde projectrapporten en de Power BI-app voor projecten |
| Uitbreiden | Koppelingen via de Exact App Center | Extensies die in Business Central zelf draaien, uit AppSource of op maat |
| Starten | Zelf starten met een proefperiode | Meestal via een Microsoft-partner die het systeem inricht |
Uren schrijven en factureren gaat in beide goed. Het verschil zit in hoeveel van de rest van een project in hetzelfde systeem zit, zoals inkoop op een projecttaak en onderhanden werk per maand. Welk pakket past, hangt daarom af van hoe jouw projecten lopen.
Wanneer zijn je projecten Exact Online ontgroeid?
Er zijn een aantal signalen die wij vaak tegenkomen:
- Projectleiders werken met eigen Excel-bestanden voor voortgang en marge.
- Bezettingsplanning is niet realtime inzichtelijk.
- Facturatie loopt achter op de uitvoering.
- Declarabiliteit wordt achteraf geanalyseerd in plaats van vooraf gestuurd.
- Managementrapportages kosten veel handmatig werk.
Herken je meerdere van deze signalen? Dan zit je organisatie in een nieuwe fase, en dat vraagt meer dan een ander softwarepakket.
Wat kun je concreet doen?
Een paar stappen om helder te krijgen waar je staat:
- Breng in kaart welke stuurinformatie je op projectniveau mist.
- Analyseer hoeveel handmatig werk nodig is om die informatie te verzamelen.
- Kijk of planning, uren en finance écht geïntegreerd zijn, of dat ze naast elkaar bestaan.
- Bepaal of je huidige systeem meegroeit met je complexiteit.
Dat handwerk is goed uit te rekenen. Neem een ingenieursbureau met 6 projectleiders die elk 2 uur per week hun eigen Excel met uren, budget en marge bijwerken. Over 46 werkweken is dat 6 × 2 × 46 = 552 uur per jaar. Dat zijn uren die niemand declareert, terwijl de cijfers in die lijsten vaak een week achterlopen. Hoe dat doorwerkt in je marge, zie je in het artikel over declarabele uren berekenen.
Het doel is zicht op processen, capaciteit en marge. Een nieuw pakket is daar hooguit een middel voor.
Een ERP-systeem met projecten als kern
Voor veel projectorganisaties betekent dit dat ze de stap zetten naar een ERP-systeem dat projectadministratie, capaciteitsplanning en financiële sturing integraal ondersteunt. Microsoft Dynamics 365 Business Central is daar een voorbeeld van. Het biedt native projectfunctionaliteit en integreert met tools als Teams, Outlook en Power BI, wat voor veel organisaties binnen het Microsoft-ecosysteem logisch aanvoelt. Maar het systeem is slechts een middel. De echte vraag is of je digitale fundament nog aansluit bij de fase waarin je organisatie zich bevindt.
Met De Saak ProjectenZie marge en onderhanden werk per project in Business Central
Veelgestelde vragen over Exact Online en projecten
Is Exact Online een ERP-systeem?
Exact Online is een online boekhoudpakket dat je uitbreidt met pakketten als Projecten, Handel en Productie. Daarmee doet het een deel van wat een ERP-systeem doet. In een ERP-systeem als Business Central zitten financiën, inkoop, voorraad en projecten standaard in één systeem.
Welke editie van Exact Online heb je nodig voor projecten?
Voor uren schrijven en factureren is Essentials genoeg. Budgetten per project en capaciteitsplanning zitten vanaf Plus. Voor de uitgebreide omzet- en kostenverantwoording, nodig voor onderhanden werk, heb je Premium nodig.
Hoe stap je over van Exact Online naar Business Central?
Je neemt stamgegevens over, zoals klanten, leveranciers en artikelen, plus de openingsbalans en de openstaande posten. Lopende projecten zet je over met hun budget en de stand van het onderhanden werk. Kies een vast overstapmoment, meestal het begin van een boekjaar of kwartaal. Meer over het traject lees je in waarom een ERP-implementatie mislukt.
Kun je Exact Online koppelen aan een planningstool?
Ja. Exact biedt vPlan aan als add-on voor visuele planning, en via de Exact App Center zijn meer koppelingen beschikbaar.
Een eerlijke volgende stap
De overstap van een boekhoudpakket naar een ERP-systeem is geen kleine beslissing. Het vraagt investering, aandacht en verandering. Daarom beginnen wij altijd met één vraag. Waar verlies je vandaag het zicht op je projecten? Als het antwoord structureel ligt bij projecten, planning of marge, dan is het tijd om te onderzoeken of je huidige systeem je nog ondersteunt, of juist begrenst.
Bronnen
