“Ons ERP systeem voldoet niet meer.” Het is een van de meest gehoorde zinnen in projectorganisaties die tegen groeipijn aanlopen. Facturen die te laat de deur uitgaan, projecten waarvan de marge pas achteraf duidelijk wordt, een spreadsheet die naast het ERP-systeem is blijven bestaan omdat “het net iets sneller werkt.” De conclusie ligt dan snel voor de hand: er moet een nieuw systeem komen.
Die conclusie is vaak voorbarig. Een ERP-systeem is een hulpmiddel om processen, verantwoordelijkheden en afspraken te ondersteunen. Als die processen, verantwoordelijkheden en afspraken niet op orde zijn, verandert een nieuw ERP-systeem daar weinig aan. Het probleem verhuist mee.
Vier signalen die vaak worden aangezien voor een softwareprobleem
Excel-schaduwadministraties naast het ERP-systeem
Als er naast het ERP-systeem een eigen spreadsheet blijft bestaan voor urenregistratie, planning of nacalculatie, wordt dat meestal uitgelegd als “het systeem is niet flexibel genoeg.” Vaker is de werkelijke oorzaak dat niemand eigenaar is gemaakt van het proces in het systeem zelf, of dat een afdeling nooit goed is meegenomen bij de inrichting. Het systeem biedt de functionaliteit, maar de organisatie heeft er nooit een vaste plek voor gemaakt.
Terugkerende discussies over cijfers
Wanneer een projectleider en de financiële administratie structureel andere getallen hanteren voor dezelfde projectstatus, wordt al snel gedacht aan een koppelingsprobleem of een verouderde rapportagemodule. In de praktijk gaat het bijna altijd om een definitiekwestie: wat telt als “gereed”, wanneer wordt een uur geboekt, wie is verantwoordelijk voor het bijwerken van een status. Een nieuw systeem lost dat verschil van inzicht niet op, het verplaatst alleen de plek waar de discussie ontstaat.
Handmatige tussenstappen die niemand meer kan uitleggen
In veel organisaties bestaan werkwijzen die ooit een reden hadden, maar inmiddels alleen nog worden uitgevoerd “omdat het altijd zo gaat.” Een export naar Excel om een overzicht te maken dat het systeem eigenlijk al kan leveren, een dubbele controle die is ontstaan na één incident jaren geleden. Dit zijn procesvraagstukken, geen systeembeperkingen.
Een systeem dat “traag” aanvoelt
Traagheid wordt vaak letterlijk genomen als een technische klacht, terwijl het regelmatig gaat om onduidelijke doorlooptijden in het proces zelf: een goedkeuring die op een verkeerd bureau blijft liggen, een stap die niet is belegd bij een specifieke rol. Een sneller ERP-systeem verandert niets aan een proces waarin niemand weet wie de volgende stap moet zetten.
Waarom deze vergissing zo vaak wordt gemaakt
Een systeem is tastbaar. Het is te demonstreren, te vergelijken en te kiezen. Een proces, een verantwoordelijkheid of een afspraak is dat niet. Het is dan ook logischer om te zoeken naar een oplossing die je kunt aanschaffen, dan naar een vraagstuk dat vraagt om intern gesprek over rollen en werkwijzen. Softwareleveranciers hebben bovendien belang bij die framing: een nieuw ERP-systeem is een verkoopbaar antwoord, een procesvraagstuk niet.
Dit beeld wordt bevestigd door onderzoek naar ERP-trajecten. Change management-onderzoeksbureau Prosci onderzocht in 2025 wat het verschil maakt tussen ERP-implementaties die hun beoogde voordelen wél en niet realiseren, en vond dat menselijke factoren daarin zes keer zwaarder wegen dan technische factoren (Prosci, 2025). Uit datzelfde onderzoek blijkt dat ongeveer één op de vijf implementaties onder de verwachtingen presteert, gedefinieerd als minder dan 70 procent van de beoogde voordelen. De oorzaak van die tegenvallers ligt vrijwel altijd bij leiderschap, planning en verandermanagement, niet bij de techniek zelf.
Het gevolg is een bekend patroon. Een organisatie stapt over naar een nieuw of ander systeem, investeert tijd en geld in een implementatietraject, en ontdekt na de livegang dat dezelfde spreadsheets, dezelfde discussies en dezelfde tussenstappen terugkeren. Niet omdat het nieuwe systeem tekortschiet, maar omdat de onderliggende oorzaak nooit is aangepakt.
Een nuchter afwegingskader
Niet elk probleem is een procesprobleem, en niet elk pleidooi tegen een nieuw systeem is terecht. Een ERP-systeem is wel degelijk aan vervanging toe wanneer het functioneel structureel tekortschiet: wanneer noodzakelijke integraties simpelweg niet mogelijk zijn, wanneer de leverancier stopt met ondersteuning, of wanneer de organisatie in omvang of complexiteit is gegroeid voorbij wat het systeem aankan.
Voordat die conclusie wordt getrokken, is het de moeite waard om drie vragen te beantwoorden:
- Is de functionaliteit die wordt gemist daadwerkelijk afwezig, of wordt ze niet gebruikt? Veel ERP-systemen bieden meer mogelijkheden dan er in de praktijk worden benut, simpelweg omdat de inrichting nooit is bijgewerkt op de huidige manier van werken. Een overzicht van wat een systeem als Business Central standaard kan, staat in de gids met Business Central-functionaliteiten.
- Is er één duidelijke eigenaar per proces? Zonder een eigenaar die verantwoordelijk is voor de juiste werking van een proces in het systeem, blijft elk systeem kwetsbaar voor uitzonderingen en workarounds.
- Is er overeenstemming over definities? Wanneer verschillende afdelingen andere definities hanteren voor dezelfde begrippen (gereed, geboekt, definitief), zal geen enkel systeem eenduidige cijfers opleveren.
Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord en de knelpunten blijven bestaan, is een systeemwissel het juiste vervolg. Vaak blijkt dat een gerichte aanpassing van processen, rollen en afspraken meer oplevert dan een volledig implementatietraject, en dat aanzienlijk sneller.
Waarom dit onderscheid ertoe doet
Een organisatie die dit onderscheid niet maakt, loopt het risico om over een aantal jaar opnieuw tegen hetzelfde gesprek aan te lopen, met een nieuw ERP-systeem en dezelfde onderliggende problemen. Dat kost niet alleen budget, maar ook geloofwaardigheid: een team dat een tweede of derde systeemwissel meemaakt zonder dat de dagelijkse praktijk verbetert, verliest vertrouwen in elke volgende verandering.
Bij De Saak beginnen we daarom niet automatisch bij het systeem. We kijken eerst waar de knelpunten daadwerkelijk vandaan komen: in de processen, in de verantwoordelijkheden, in de stuurinformatie, of toch in de techniek. Soms is de uitkomst een advies om het huidige systeem beter te benutten. Soms is de uitkomst dat een nieuw systeem wél nodig is. Beide antwoorden zijn voor ons een goed antwoord, omdat het uiteindelijk niet gaat om het systeem, maar om grip op de bedrijfsvoering. Voor projectorganisaties werken we die grip uit met Business Central voor projectbedrijven.
Herken je een of meerdere van deze signalen in je eigen organisatie? Plan een vrijblijvend gesprek met De Saak. We denken met je mee over waar het knelpunt daadwerkelijk vandaan komt, zonder dat daar per definitie een ERP-traject uit hoeft te volgen.
