Een digitaliseringsroadmap is het voortraject vóór een ERP-keuze. Je brengt processen, systemen en knelpunten in kaart, toetst ze aan waar je over 3 tot 5 jaar wilt staan en kiest pas daarna een systeem, met een businesscase en een plan voor de voorbereiding. Zo voorkom je dat een implementatie start voordat je organisatie er klaar voor is.
Onderzoek van McKinsey laat zien dat grote transformaties in ongeveer 70 procent van de gevallen hun doel niet halen (McKinsey). ERP-trajecten vormen daarop geen uitzondering. Het gebeurt als een traject start zonder de juiste voorbereiding. Een digitaliseringsroadmap is die voorbereiding, en hoort bij een digitale strategie.
De reden is bijna altijd een organisatie die er nog niet klaar voor was toen de implementatie begon, zelden het systeem.
Veel projectorganisaties in bouw, installatie en engineering staan voor dezelfde vraag. Het huidige systeem loopt tegen zijn grenzen aan, maar wat ervoor in de plaats moet komen, is minder duidelijk dan het lijkt. Wie een nieuw ERP-systeem kiest zonder eerst scherp te hebben wat de organisatie nodig heeft, loopt grote kans op een implementatie die uitloopt of achteraf niet aansluit op de praktijk.
De Digitaliseringsroadmap is de manier waarop De Saak dit voortraject aanpakt. Het is een onafhankelijke analyse die uitmondt in een onderbouwd besluit, zonder vooraf vastgestelde oplossing.
Waarom de meeste trajecten hierop stuklopen
Uit onderzoek naar mislukte transformaties en ERP-trajecten komt telkens hetzelfde patroon naar voren. Organisaties starten met de implementatie voordat ze weten wat ze eigenlijk standaardiseren, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke data straks moet migreren. De concrete oorzaken zijn goed gedocumenteerd.
- Geen zichtbaar sponsorschap vanuit de directie. Onderzoek van Prosci wijst uit dat een actief betrokken en zichtbare directie-sponsor de sterkst bepalende factor is voor het slagen van een verandertraject, sterker dan de kwaliteit van het systeem zelf. Sinds 1998 komt deze factor in elk van hun benchmarkstudies als nummer één naar voren (Prosci).
- Scope die tijdens het traject verschuift. Zonder vooraf vastgestelde go/no-go-momenten per procesgebied schuift de scope ongemerkt op, met vertraging en meerkosten als gevolg.
- Datamigratie die pas bij de implementatie wordt opgepakt. Wanneer datakwaliteit pas tijdens de bouw aan het licht komt, is herstel duurder en trager dan wanneer dit vooraf is geadresseerd.
- Onvoldoende procesheldering vooraf. Een systeem neemt de logica over die je erin stopt. Is die logica niet eenduidig, dan neemt het systeem de inconsistentie gewoon over.
Een ERP-systeem is een spiegel van de organisatie. Wat niet gestandaardiseerd is in het proces, kan niet gestandaardiseerd worden ingericht in het systeem. Wie dit omdraait, implementeert de bestaande complexiteit in een nieuw jasje in plaats van die complexiteit op te lossen.
Hoe de Digitaliseringsroadmap van De Saak dit aanpakt
As-is analyse
Het vertrekpunt is altijd de praktijk. Via interviews met sleutelfiguren op alle niveaus van de organisatie brengen wij de bestaande processen, systemen en knelpunten in kaart. We gaan door tot op het niveau waarop concrete inefficiëntie zichtbaar en toetsbaar wordt.
Strategische ambitie als toetssteen
Een systeemkeuze die alleen de huidige situatie oplost, is over een paar jaar opnieuw een vraagstuk. Daarom brengen wij naast de huidige processen ook in kaart waar de organisatie over drie tot vijf jaar wil staan. Denk aan groeiambities en voorgenomen acquisities, en aan de vraag of de organisatiestructuur nog past bij die ambitie. Elk scenario en elke systeemkeuze toetsen we daaraan.
Scenario-ontwikkeling
Op basis van die analyse werken wij meerdere strategische scenario’s uit, elk met een eigen ambitieniveau, risicoprofiel en investeringsomvang. Wij presenteren nooit één aanbevolen route naast twee zwakkere alternatieven. Elk scenario wordt volwaardig uitgewerkt, inclusief de vraag wat het niet oplost, zodat de directie een reële afweging kan maken in plaats van een schijnkeuze.
Financiële onderbouwing
Voor het scenario dat het beste aansluit, stellen wij een volledige businesscase op met de huidige kosten van inefficiëntie, het verwachte voordeel, de investering en de terugverdientijd. Elke aanname wordt gelabeld en toegelicht, zodat je de businesscase kunt toetsen.
Een vereenvoudigde som laat zien hoe dat werkt. Typen 12 medewerkers elk 3 uur per week gegevens over tussen systemen, tegen een interne kostprijs van € 60 per uur, dan kost dat € 2.160 per week, bij 48 werkweken ruim € 100.000 per jaar. Haalt een nieuw systeem daar twee derde van weg, dan levert dat zo’n € 69.000 per jaar op. Bij een investering van € 150.000 verdien je die in ruim 2 jaar terug, nog zonder betere marges of snellere facturatie mee te tellen.
Functionele en organisatorische toetsing
Naast de financiële kant toetsen wij de systeemopties op functionaliteit, op organisatorische volwassenheid en op leverancierscontinuïteit. Past het systeem bij de omvang en structuur van de organisatie, ook over vijf tot tien jaar? Dat is een andere vraag dan of het systeem de huidige werkbon kan verwerken.
Fase 0 als randvoorwaarde
Onafhankelijk van de uiteindelijke systeemkeuze werken wij een concreet voortraject uit: processtandaardisatie, eenduidige datadefinities en het beleggen van rollen en eigenaarschap. Dit is de randvoorwaarde die bepaalt of een implementatie daarna soepel verloopt of vastloopt in dezelfde discussies die er al waren vóór de systeemwissel.
In de opzet van dit voortraject verwerken wij drie elementen die in onderzoek naar mislukte trajecten telkens terugkeren als doorslaggevend. Het eerste is een zichtbare, actieve rol voor de directie gedurende het hele traject, de sterkste succesfactor volgens onderzoek naar verandertrajecten. Daarnaast zijn er vaste go/no-go-momenten per procesgebied, zodat scope-verschuiving vroeg zichtbaar wordt. Tot slot beoordelen we datakwaliteit en migratiegereedheid al tijdens de diagnosefase, en niet pas aan het eind.
Wat dit oplevert
Een Digitaliseringsroadmap levert een samenhangend besluitvormingspakket op.
- Een as-is analyse van processen, systemen en organisatiestructuur;
- Een scenariorapport met meerdere strategische richtingen, een onderbouwde businesscase en een expliciete aanbeveling;
- Een gedetailleerde functionele toetsing van de systeemopties;
- Een uitwerking van het voortraject, inclusief aanpak, governance en investering;
- Een presentatie gericht op besluitvorming door de directie.
Bij een recent traject binnen de installatietechniek leverde deze aanpak, naast een onderbouwde systeemkeuze, ook scherp inzicht op in de organisatorische vragen die de klant zelf moest beantwoorden voordat een implementatie zinvol kon starten. Vragen die tot dan toe impliciet bleven hangen, maar die zonder tijdige beantwoording elke implementatie onnodig zouden compliceren.
Voor wie een digitaliseringsroadmap zinvol is
De Digitaliseringsroadmap is bedoeld voor projectorganisaties die voelen dat hun huidige systeem tegen zijn grenzen loopt, maar die niet zomaar naar de eerstvolgende leverancier willen stappen. Organisaties die willen weten wat ze daadwerkelijk nodig hebben, voordat ze bepalen wat ze gaan kopen.
Naast een systeemkeuze heb je dan een organisatie die weet wat ze wil standaardiseren, waarom, en wat dat oplevert.
Bronnen
