Onderzoek van McKinsey laat zien dat grote transformaties in ongeveer 70 procent van de gevallen hun doel niet halen (McKinsey). ERP-trajecten vormen daarop geen uitzondering. Dat zijn geen incidenten, maar wat er gebeurt als een traject start zonder de juiste voorbereiding. Een Digitaliseringsroadmap is precies die voorbereiding.
De reden is bijna nooit het systeem zelf. Het is de organisatie die er nog niet klaar voor was toen de implementatie begon.
Veel projectorganisaties in bouw, installatie en engineering staan voor dezelfde vraag: het huidige systeem loopt tegen zijn grenzen aan, maar wat daarvoor in de plaats moet komen is minder duidelijk dan het lijkt. Een nieuw ERP-systeem kiezen zonder eerst scherp te hebben wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft, is een van de meest voorkomende oorzaken van ERP-implementaties die uitlopen, duurder uitvallen of achteraf niet aansluiten op de praktijk.
De Digitaliseringsroadmap is de manier waarop De Saak dit voortraject aanpakt: niet als verkooptraject richting één vooraf bepaalde oplossing, maar als een onafhankelijke analyse die uitmondt in een onderbouwd besluit over de digitale transformatie van de organisatie.
Waarom de meeste trajecten hierop stuklopen
Uit onderzoek naar mislukte transformaties en ERP-trajecten komt telkens hetzelfde patroon naar voren: organisaties starten met de implementatie voordat ze weten wat ze eigenlijk standaardiseren, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke data straks moet migreren. De concrete oorzaken zijn goed gedocumenteerd:
- Geen zichtbaar sponsorschap vanuit de directie. Onderzoek van Prosci wijst uit dat een actief betrokken en zichtbare directie-sponsor de sterkst bepalende factor is voor het slagen van een verandertraject, sterker dan de kwaliteit van het systeem zelf. Sinds 1998 komt deze factor in elk van hun benchmarkstudies als nummer één naar voren (Prosci).
- Scope die tijdens het traject verschuift. Zonder vooraf vastgestelde go/no-go-momenten per procesgebied schuift de scope ongemerkt op, met vertraging en meerkosten als gevolg.
- Datamigratie die pas bij de implementatie wordt opgepakt. Wanneer datakwaliteit pas tijdens de bouw aan het licht komt, is herstel duurder en trager dan wanneer dit vooraf is geadresseerd.
- Onvoldoende procesheldering vooraf. Een systeem neemt de logica over die je erin stopt. Is die logica niet eenduidig, dan wordt de inconsistentie niet opgelost maar overgenomen.
Een ERP-systeem is een spiegel van de organisatie. Wat niet gestandaardiseerd is in het proces, kan niet gestandaardiseerd worden ingericht in het systeem. Wie dit omdraait, implementeert de bestaande complexiteit in een nieuw jasje in plaats van die complexiteit op te lossen.
Hoe de Digitaliseringsroadmap van De Saak dit aanpakt
As-is analyse
Het vertrekpunt is altijd de praktijk, niet de theorie. Via interviews met sleutelfiguren op alle niveaus van de organisatie brengen wij de bestaande processen, systemen en knelpunten in kaart. Niet oppervlakkig, maar tot op het niveau waarop concrete inefficiëntie zichtbaar en toetsbaar wordt.
Strategische ambitie als toetssteen
Een systeemkeuze die alleen de huidige situatie oplost, is over een paar jaar opnieuw een vraagstuk. Daarom brengen wij niet alleen de huidige processen in kaart, maar ook waar de organisatie over drie tot vijf jaar wil staan: groeiambities, voorgenomen acquisities, margedoelstellingen en de vraag of de organisatiestructuur zelf nog past bij die ambitie. Elk scenario en elke systeemkeuze wordt hieraan getoetst, niet alleen aan de knelpunten van vandaag.
Scenario-ontwikkeling
Op basis van die analyse werken wij meerdere strategische scenario’s uit, elk met een eigen ambitieniveau, risicoprofiel en investeringsomvang. Wij presenteren nooit één aanbevolen route naast twee zwakkere alternatieven. Elk scenario wordt volwaardig uitgewerkt, inclusief de vraag wat het niet oplost, zodat de directie een reële afweging kan maken in plaats van een schijnkeuze.
Financiële onderbouwing
Voor het scenario dat het beste aansluit, stellen wij een volledige businesscase op: huidige kosten van inefficiëntie, verwacht voordeel na implementatie, investering en terugverdientijd. Elke aanname wordt expliciet gelabeld en toegelicht, zodat de businesscase te toetsen is en niet op vertrouwen hoeft te worden aangenomen.
Functionele en organisatorische toetsing
Naast de financiële kant toetsen wij de systeemopties op functionaliteit, op organisatorische volwassenheid en op leverancierscontinuïteit. Past het systeem bij de omvang en structuur van de organisatie, ook over vijf tot tien jaar? Dat is een andere vraag dan of het systeem de huidige werkbon kan verwerken.
Fase 0 als randvoorwaarde
Onafhankelijk van de uiteindelijke systeemkeuze werken wij een concreet voortraject uit: processtandaardisatie, eenduidige datadefinities en het beleggen van rollen en eigenaarschap. Dit is geen administratieve exercitie, maar de randvoorwaarde die bepaalt of een implementatie daarna soepel verloopt of vastloopt in dezelfde discussies die er al waren vóór de systeemwissel.
In de opzet van dit voortraject verwerken wij drie elementen die in onderzoek naar mislukte trajecten telkens terugkeren als doorslaggevend. Ten eerste een zichtbare, actieve rol voor de directie gedurende het hele traject, in lijn met wat onderzoek naar verandertrajecten als de sterkste succesfactor identificeert. Ten tweede vaste go/no-go-momenten per procesgebied, zodat scope-verschuiving vroeg zichtbaar wordt in plaats van pas bij de implementatie. Ten derde een vroege beoordeling van datakwaliteit en migratiegereedheid, al tijdens de diagnosefase, in plaats van als sluitpost van het traject.
Meer weten? Download de gratis functionaliteiten gids
Wat dit oplevert
Een Digitaliseringsroadmap resulteert in een samenhangend besluitvormingspakket:
- Een as-is analyse van processen, systemen en organisatiestructuur;
- Een scenariorapport met meerdere strategische richtingen, een onderbouwde businesscase en een expliciete aanbeveling;
- Een gedetailleerde functionele toetsing van de systeemopties;
- Een uitwerking van het voortraject, inclusief aanpak, governance en investering;
- Een presentatie gericht op besluitvorming door de directie.
Bij een recent traject binnen de installatietechniek leverde deze aanpak, naast een onderbouwde systeemkeuze, ook scherp inzicht op in de organisatorische vragen die de klant zelf moest beantwoorden voordat een implementatie zinvol kon starten. Vragen die tot dan toe impliciet bleven hangen, maar die zonder tijdige beantwoording elke implementatie onnodig zouden compliceren.
Voor wie de Digitaliseringsroadmap relevant is
De Digitaliseringsroadmap is bedoeld voor projectorganisaties die voelen dat hun huidige systeem tegen zijn grenzen loopt, maar die niet zomaar naar de eerstvolgende leverancier willen stappen. Organisaties die willen weten wat ze daadwerkelijk nodig hebben, voordat ze bepalen wat ze gaan kopen.
Het resultaat is niet alleen een systeemkeuze. Het is een organisatie die weet wat ze wil standaardiseren, waarom, en wat dat concreet oplevert.
Wil je weten waar jouw organisatie staat, en wat de meest logische volgende stap is? Neem contact op met De Saak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij denken graag mee, ook als de conclusie is dat een volledige Digitaliseringsroadmap nog niet nodig is.
